Je lis avec intérêt les profils présentés sur LinkedIn. Une phrase revient en ritournelle : « N’hésitez pas à me contacter. » Je vous explique ici comment les antennes ultrasensibles d’un écrivain reçoivent cette invitation pourtant lancée pour mettre à l’aise quiconque.

La présence de l’adverbe négatif « pas » induit fortement qu’on hésite à entrer en contact. Être accueillant est un état d’esprit, en affaires aussi; on accueille par courriel le client potentiel, le partenaire pressenti tout comme un ami dans sa vie personnelle. Utiliser « ne » et « pas » renvoie à l’interprétation contraire (à hésiter).

Contacter veut dire (selon Antidote) prendre contact avec quelqu’un; entrer en rapport, en relation avec quelqu’un. C’est un mot de poids faible. Communiquer signifie faire savoir (quelque chose à quelqu’un), faire partager, transmettre, établir la communication avec quelqu’un. La richesse de la communication l’emporte limpidement sur le contact.

Voilà que vous m’inspirez par vos questionnements en réaction au premier billet du Scribe! Quelqu’un sur LinkedIn se trouve bien embêté de choisir entre « vous » et « tu », celui-là si courant au Québec et moins pratiqué ailleurs dans le monde. Mes antennes ultrasensibles ont appris à recevoir avec gentillesse le tutoiement de quiconque.

Mon choix diffère; je réserve ce « tu » accueillant à ma vie personnelle. Je vouvoie toujours en affaires, avec les clients et les relations et les partenaires. Sans avoir d’attente, je laisse le soin à l’autre de décider de la suite des choses. Et je m’adapte.

Le « vous » a été jadis déférent, bienséant, poli, formel, surtout obligé; ce « vous » plaçait une distance hiérarchique dans la communication. Le tutoiement tous azimuts pratiqué par plusieurs générations de Québécois après la Révolution tranquille s’est posé en réaction à cet état de fait culturel.

Dans l’air de ce temps d’internationalisation, je saisis un nouveau « vous » pratiqué par la nouvelle génération de jeunes en affaires, un vouvoiement pluriculturel qui respecte dans son entièreté ce qu’est et ce que fait l’autre. Et j’y adhère; mon accueil de l’autre est marqué de ce respect envers vous.

Je reçois tout comme vous des courriels faisant le suivi d’un événement de réseautage. Je lis en ritournelle « Ce fut un plaisir de vous rencontrer ». Laissez-moi vous expliquer ce que les antennes ultrasensibles d’un écrivain saisissent de cette phrase se voulant pourtant aimable et instruite.

L’utilisation du passé simple fait remonter la circonstance à une autre époque. Ce temps de verbe est propre au récit littéraire; c’est devenu suranné de l’employer dans le langage courant.

« Vous rencontrer a été un plaisir » centre le message sur le pronom personnel « vous », ce qui est l’essentiel. Voici une autre formulation : « Faire votre connaissance [lors de cet événement] m’a enchanté »; et non « ravi » à éviter parce que ce verbe a parfois une connotation négative (enlever une personne). « Faire connaissance avec vous a été marquant pour moi » met l’accent sur la réciprocité.

En rédigeant sa correspondance d’affaires, commencer une phrase par ce qui est important évite de noyer le poisson. Cette façon d’écrire en débutant par l’essentiel se met en pratique un paragraphe après l’autre, ce qui a pour effet d’enrichir et d’éclaircir la communication avec l’autre.

J’entreprends de vous faire réfléchir sur vos courriels professionnels. Laissez-moi vous entretenir de pratiques adéquates en la matière, aujourd’hui sur les préalables, sur l’objet.

Le but du courriel est de transmettre de l’information. Se trouver en cohérence avec la marque de l’entreprise est un gage d’authenticité. Adopter une attitude bienveillante est le principe de toute bonne communication. Adapter son message à qui l’on écrit (et à ceux qui le liront) est question de respect. Communiquer les bénéfices pour le destinataire est une valeur.

Déterminer pourquoi on écrit le courriel aide à en écrire l’objet (le but, le motif). L’objet du courriel est unique (un seul sujet traité) ce qui facilite l’archivage, la recherche; précis en incluant les éléments de contexte, par exemple une date d’événement; spécifique du propos, donc clair; significatif, écrit avec des noms qui ont du sens plutôt que des verbes (par exemple Organisation de l’[événement]); bref avec moins de trente-cinq caractères.

Faire si nécessaire des recherches pour vérifier, expliciter, approfondir la matière évite de parler sans connaissance de cause. Prendre le temps de repenser un message court, utile, clair, efficace, pertinent amène irrésistiblement une meilleure communication avec l’autre.

Je participe tout comme vous à des événements de réseautage pour enrichir mon réseau professionnel. Afin de bien se faire connaitre de ses pairs, laissez-moi vous expliquer comment préparer une courte présentation.

Écrire un texte (oral) d’exactement deux cents mots. Le premier paragraphe établit le statut et l’expertise. Affirmer d’emblée votre nom et titre en vous donnant le droit d’exister (« je suis »). Décrire en une longue phrase ce que vous faites et pour qui. Énumérer vos compétences essentielles.

Le second paragraphe fait état du parcours professionnel et surtout de la passion qui le sous-tend. Préciser votre domaine ou secteur d’activité, le nombre pile d’années (sans le trop utilisé « plus de »). Énumérer vos expériences importantes. Décrire ce qui vous anime et pourquoi; c’est la phrase cruciale de votre présentation, celle que l’on retiendra parce que là se dit l’émotion.

Le troisième paragraphe explicite les principales fonctions sous l’aspect de la résolution d’une problématique, ce qui favorise une meilleure conjoncture en entreprise (un avantage concurrentiel).

Pratiquer jusqu’à connaitre à fond sa présentation a pour effet bénéfique de vous aider à vous inscrire dans l’espace professionnel et de le communiquer irrésistiblement aux autres.