— Gérer méthodiquement son répertoire de relations professionnelles sauve du temps (de recherche d’un courriel antérieur), évite les erreurs (si l’on reprend par exemple ce courriel antérieur en omettant d’adapter l’objet et le contexte à la nouvelle situation).
— Réduire le nombre de destinataires permet un meilleur ajustement du message.
— Minimiser les copies; porter attention à la divulgation de contenu sensible.
— Utiliser les copies cachées lorsque l’on écrit à un groupe est un signe de discrétion, évite de divulguer ses relations professionnelles à d’autres personnes non concernées.
— Faire usage des copies explicites seulement si la connaissance des autres destinataires est requise.
— Avoir recours à la réponse rappelle ce dont il est question; on efface du contexte (message repris) ce qui est superflu.
— Utiliser la réponse à tous seulement lorsque cela est nécessaire diminue le nombre d’échanges inopportuns.
— Prévenir si l’on n’a pas le temps de répondre dans des délais raisonnables est une marque de respect.
— Minimiser les pièces jointes, s’en tenir à l’essentiel, aviser son destinataire si le fichier transmis est long est affaire de politesse.
— On fait des affaires durant la journée. On fait preuve de patience en donnant au destinataire un délai raisonnable pour répondre; on évite de le relancer à répétition.
— L’objet du courriel est unique (un seul sujet traité) ce qui facilite l’archivage, la recherche; précis en incluant les éléments de contexte, par exemple une date d’événement; spécifique du propos, donc clair; significatif, écrit avec des noms qui ont du sens plutôt que des verbes (par exemple Organisation de l’[événement]); bref avec moins de trente-cinq caractères.
— Lorsque l’adresse de courriel est sans précision sur l’identité du destinataire, l’appel est précédé du prénom, du nom et de la fonction.
— L’appel se fait sans mentionner le nom de famille. Le rapport entre destinateur et destinataire le détermine : Bonjour, Bonjour à vous, Bonjour Prénom, Bonjour madame, Monsieur.
— L’énoncé d’intention à la ligne suivante formule ce qui est demandé au destinataire en lien avec l’objet du courriel.
— À la fin, les remerciements sont rédigés en concordance avec l’énoncé d’intention.
— Parfois omise la salutation précise le lien entre destinateur et destinataire : Amicalement, Amitiés, Cordialement vôtre, Avec mes remerciements, Merci, Avec mes salutations, Salutations, Au plaisir de se rencontrer, J’ai hâte de communiquer avec vous.
— La signature (sobre, courte) à la ligne suivante comporte le nom de l’auteur du message, le numéro de téléphone, la raison sociale de l’entreprise, le lien vers le site internet.
— Le but du courriel est de transmettre de l’information.
— Se trouver en cohérence avec la marque de l’entreprise est un gage d’authenticité.
— Adopter une attitude bienveillante est le préalable à toute bonne communication.
— Adapter son message à qui l’on écrit (et à ceux qui le liront) est question de respect.
— Communiquer les bénéfices pour le destinataire est une valeur.
— Déterminer pourquoi on écrit le courriel aide à en écrire l’objet (le but, le motif).
— Faire si nécessaire des recherches pour vérifier, expliciter, approfondir la matière évite de parler sans connaissance de cause.
— Prendre le temps de penser, de repenser un message court, utile, clair, efficace, pertinent.
— Écrire avec politesse, considération, sans émotivité respecte le destinataire et donne le ton.
— Préciser la portée du message : le but du message en lien avec l’objectif du courriel, les actions nécessaires en spécifiant quand cela aura lieu, les documents essentiels en pièces jointes.
— Éviter les liens inutiles du genre Cliquez ici épargne du temps au destinataire.
— Laisser de côté les émoticônes prévient l’équivoque.
— Éviter les mots inutiles, les remarques personnelles, les instructions impératives, le bavardage, la répétition, l’interprétation, l’humour; cela a pour effet d’adoucir, de clarifier le propos.
― Préférer le pronom démonstratif « ce » au pronom impersonnel « il », sémantiquement faible (« c’est possible » au lieu de « il est possible ») allège le texte d’une férule.
― Écrire sans « ne pas » rend le texte positif.
― Utiliser « n’hésitez pas à me contacter » rend le destinataire hésitant; écrire « communiquez avec moi » appelle l’action de le faire.
— Le cœur du texte d’un courriel est composé de l’essentiel du message; lorsque pertinent, on peut le commencer par une courte introduction et le terminer par une brève conclusion.
