J’ai entrepris de vous faire réfléchir sur vos courriels professionnels. Laissez-moi de nouveau vous entretenir de pratiques adéquates en la matière; aujourd’hui sur le contexte d’écriture, la portée du message.
Écrire avec politesse, considération, sans émotivité respecte le destinataire et donne le ton. Laisser de côté les émoticônes prévient l’équivoque.
Éviter les mots inutiles, les remarques personnelles, les instructions impératives, le bavardage, la répétition, l’interprétation, l’humour; cela a pour effet d’adoucir, de clarifier le propos.
Écrire sans « ne pas » rend le texte positif. Préférer le pronom démonstratif « ce » au pronom impersonnel « il », sémantiquement faible (« c’est possible » au lieu de « il est possible ») allège le texte d’une férule.
La surabondance d’effets de style, les enjolivures déparent le texte. Utiliser avec parcimonie les marqueurs d’attention, éviter de les doubler (gras et souligné), omettre le surnombre d’exclamations, d’interrogations, les points de suspension, les mots en majuscules; tout cela donne de la sobriété.
Prendre le temps de préciser la portée du message : le but en lien avec l’objectif du courriel, les actions nécessaires en spécifiant quand cela aura lieu, les documents essentiels en pièces jointes; ces informations amènent nécessairement une meilleure réponse de l’autre.
